POSTSTELLENREPORT

PROSERVICE bietet »Service mit System« – unterstützt durch Neopost-Technologie

Die Logistik ist der größte Bereich der noch jungen PROSERVICE Dienstleistungsgesellschaft mbH. Das Tochterunternehmen der Sparkassen-Dienste Rheinland sieht sich als Partner für alle Logistikfragen. Eine kleine, aber hoch effiziente Abteilung ist die Postlogistik. »Bei uns dreht sich alles um Schnelligkeit, Sicherheit und Kostentransparenz«, sagt Poststellenleiter Walter Pleimes. Mit den Neopost Frankiermaschinen IJ-85 und der Kostenstellensoftware MAS bleiben keine Fragen offen.

PROSERVICE DIENSTLEISTUNGSGESELLSCHAFT MBH

Die im Jahr 2000 gegründete PROSERVICE Dienstleistungsgesellschaft mbH mit Sitz im rheinischen Sankt Augustin versteht sich als Partner von Finanzdienstleistern, Kommunen und der freien Wirtschaft. Zu den Kunden gehören 53 Sparkassen, 13 Sparkassen-Tochterunternehmen und zwei Verbände. PROSERVICE übernimmt für diese Kunden Aufgaben, die nicht unmittelbar zur Kernkompetenz der Unternehmen gehören, aber hohe Kosten und viel Zeitaufwand bedeuten: Dazu gehören das Einkaufsmanagement, das Finanz- und Rechnungswesen sowie die Logistik, darunter die Postlogistik und der Mailing-Service. Das Unternehmen beschäftigt rund 180 Mitarbeiter. Mehr Infos unter: www.proservice.de

Die Postlogistik bekommt die bereits kuvertierte Ausgangspost der Kunden unsortiert angeliefert. Im Schnitt sind das rund 8.000 Sendungen pro Tag, bei Auftragsspitzen können es bis zu 20.000 Briefe von völlig unterschiedlichem Format und Gewicht sein, die das Poststellenteam über die drei Frankiermaschinen von Neopost auf den Weg bringt. In der Hauptsache handelt es sich dabei um Kontoauszüge und Bankdokumente wie Kreditanträge oder Mahnschreiben. »Hinzu kommen Infopost und Mailingaktionen, die wir in Absprache mit unseren Kunden verarbeiten«, berichtet Walter Pleimes.

Kosteneinsparung und hohe Transparenz

Neben effizienter Arbeit gehört es zum Dienstleistungsverständnis von PROSERVICE, bei den Portokosten jede Einsparmöglichkeit konsequent zu nutzen: »Wir versenden die Post so kostengünstig wie möglich!« Dabei bieten die Neopost-Frankiermaschinen optimale Hilfestellung, so Neopost-Kundenberater Frank Kemper: »Weil die Maschinen mit dem Mix Mail Feeder ausgestattet wurden und zudem über eine dynamische Waage verfügen, müssen die Mitarbeiter die Sendungen nicht nach Format oder Portoklasse sortieren. Einfach anlegen und dann geht es mit hohem Tempo zur Sache – ohne die Gefahr der Fehlfrankierung, denn die Waage übermittelt das Gewicht automatisch an die Frankiereinheit!«
Eine durch die hohen Stückzahlen begründete Sonderlösung ist die Aussteuerung aller Sendungen, die schwerer als 20 Gramm sind. Denn nur Standardbriefe sind für die anschließende automatische Sortierung nach Postleitzahlregionen samt Nummerierung geeignet. Die sogenannte Konsolidierung macht sich bezahlt, denn die Deutsche Post vergütet diese Teilleistung mit einem Rabatt.
Bei sieben Großmandanten mit vielen Fachabteilungen und dem hohen Mengendurchsatz ist es besonders wichtig, den Überblick zu behalten – nicht nur während der Bearbeitung der Jobs, sondern auch bei den Kosten. PROSERVICE hat sich daher für den Einsatz der Neopost-Software MAS (Mail Accounting Software) entschieden, die den Portoaufwand für verschiedene Kostenstellen präzise dokumentiert. Walter Pleimes sieht darin einen großen Vorteil für das Dienstleistungsunternehmen: »Wir können jetzt erstmals dem Kunden genau zeigen, wie sich die Portokosten zusammensetzen oder wie eine Erstattung zustande kommt. Das bedeutet eine viel bessere Transparenz für den Kunden. Und über die Analyse der Daten können wir Vorschläge für einen noch effizienteren Versand erarbeiten.« Der Poststellenleiter lobt dabei sehr die gute Strukturierung der Kostenstellensoftware. »Auch die Implementierung in unsere EDV hat sehr gut geklappt!«

Sehr zufrieden mit dem Service

PROSERVICE hat für die Neopost-Maschinen Leasingverträge abgeschlossen, umfassender Service inklusive. Frank Kemper: »Wir nennen das unser ›Rundum-sorglos-Paket‹, denn der Kunde muss sich praktisch um nichts kümmern. «Walter Pleimes ist mit dem Service sehr zufrieden: »Wir gewinnen ein Höchstmaß an Betriebssicherheit. Die Technik ist sehr zuverlässig. Außerdem werden die Reaktionszeiten nicht nur zugesagt, sondern auch eingehalten. Neopost ist da absolut serviceorientiert!« Ein Lob gibt es auch für die Konfiguration der Maschinen und die Verknüpfung mit anderen Systemen: »Neopost hat die Anwendung