POSTSTELLENREPORT

Integrative Gesamtlösung für die Tierärztliche Verrechnungsstelle Niedersachsen

Die Mitglieder der Tierärztlichen Verrechnungsstelle Niedersachsen (TVN) sorgen mit viel Engagement dafür, dass Tiere ihren Haltern Freude machen. Dass dahinter immer ein komplexer Abrechnungsvorgang steht, kümmert Land wirte, Rosse und Reiter wohl wenig – für die TVN, so Geschäftsführer Wolfgang Sasse, ist dies das Kerngeschäft. Der Betriebswirt will künftig den kompletten Arbeitsablauf optimieren und den Anteil der manuellen Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren.

Der Weg vom aufwendigen, manuellen Papierhandling hin zum Dokumentenmanagement mit elektronischem Archiv: Er ist das Ziel der Verrechnungsstelle in Elze. Um diesen Weg zu ebnen, hat Neopost mit dem Businesspartner INTENSIO eine integrative Gesamtlösung (OMS – PrintMachine / DMS – NOVIPLAN) konzipiert und umgesetzt.
Die TVN bietet seit geraumer Zeit einen Online-Datenaustausch. Die Mehrzahl der Mitglieder nutzt ihn, doch für etwa ein Drittel kommt das nicht in Frage. Sie senden die Verordnungen und Behandlungsnachweise – teilweise handgeschrieben – per Post zur TVN, wo sie zur Erstellung der Tierhalterrechnung ausgewertet und später als Anlagen in Form einer Kopie manuell hinzusortiert werden müssen – bislang. »Dieser Ablauf ist aufwendig, zeitintensiv und birgt trotz größter Sorgfalt der Mitarbeiterein gewisses Fehlerpotenzial«, sagt Wolfgang Sasse.

Wie entsteht ein moderner Workflow?

Die TVN versendet pro Jahr rund 360.000 Briefsendungen. All diese Rechnungen, Mahnungen, Kontoauszüge, Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse füllen das Papierarchiv, hinzu kommen eingehende Dokumente wie Lieferantenrechnungen oder der allgemeine Schriftverkehr. Die Schwerpunkte der von Neopost entwickelten Lösung sind die Rechnungslegung, das Mahnwesen und die Verwaltung der Mitgliederkonten.
Die Anforderungen beschreibt Neopost Kundenberater Hans-Jürgen Limböck: »Wir mussten die bisherigen Abläufe und Vorgänge in einer integrativen Gesamtlösung abbilden und einen fehlerfreien Workflow gewährleisten.« Die entwickelte Lösung umfasst die automatisierte Zuordnung gescannter Anlagen, die Aufbereitung vollständige Dokumentensätze, die Portooptimierung, zudem Druckersteuerung und vollautomatische Kuvertierung sowie schließlich die automatische Überführung der Dokumente in ein revisionssicheres elektronisches Langzeitarchiv.

Auf die Zusammenführung der Dokumente kommt es an

Die besondere Herausforderung: Die bei der TVN eingehenden Papierbelege führen zu Rechnungen an verschiedene Tierhalter, denen jeweils die richtigen Anlagen automatisch zugeordnet werden müssen. Für einen kompletten Workflow ist es erforderlich, die gescannten und im Dokumentenmanagement gesammelten Anlagen adressatengenau zu sammeln und als Gesamtdokument an das Output Management zu übergeben. Dann können die OMR-Steuerzeichen für die vollautomatische Kuvertierung von der ersten bis zur letzten Seite durch die Neopost Software PrintMachine aufgebracht werden. Die Archivschnittstelle der PrintMachine übergibt dann das Gesamtdokument an das Langzeitarchiv zurück. Hier wird es automatisch dem Mitglied zugeordnet und mit weiteren Indizes im System archiviert.
Darüber hinaus steuert PrintMachine die Unterscheidung von Portoklassen, eine Sortierung nach Postleitzahlregionen ist ebenfalls möglich und wird zur Senkung des Portos genutzt. Die Einsparung von Kosten ist aber nur einer der Vorteile, die Wolfgang Sasse sieht: »Wir werden viel effizienter und können mit unserem Team auf Wachstumskurs gehen.«

Neue Stufe der Zusammenarbeit

Das Lösungskonzept beruht auf einer engen Kooperation zwischen Neopost und dem Businesspartner INTENSIO. Die Vorzüge sieht Wolfgang Sasse vor allem darin, dass Software und Schnittstellen der Komponten perfekt harmonieren. »Das konnte tatsächlich sonst niemand bieten«, erinnert er sich, »und weil wir ein Konzept aus einem Guss haben wollten, fiel die Entscheidung leicht. Das ist wirklich eine neue Stufe der Zusammenarbeit – weg von der reinen Maschinentechnik und hin zum kompletten Workflow.«

DIE TIERÄRZTLICHE VERRECHNUNGSSTELLE NIEDERSACHSEN …

… wurde 1927 gegründet, um Tierärzte von praxisfernen Tätigkeiten zu entlasten. Das ist bis heute das Geschäft des rechtsfähigen Vereins mit 400 Mitgliedspraxen. Die TVN ist im gesamten Bundesgebiet aktiv. Die meis ten Mitglieder sind Großtierpraktiker und Kliniken, von denen sich viele mit dem niedersächsischen Wappentier, dem Pferd, beschäftigen. In Elze bei Hildesheim betreut das Team um Geschäftsführer Wolfgang Sasse die Abrechnungen der Veterinäre bis hin zum Mahnverfahren. Mehr Infos:
www.tvn-elze.de