POSTSTELLENREPORT

Neopost im Feldtest: Reifeprüfung für Mensch und Maschine

AOK Bayern und Outside Professional testen neue Frankiermaschinen vor der Einführung

Die Zulassungskriterien der Deutschen Post AG sind streng. Bevor eine neue Frankiermaschinen-Serie an Kunden übergeben wird, ist ein umfangreicher Prüfungskatalog zu bestehen. Die Zeit bis zur Freigabe nutzen das Serviceteam und die Produktmanager der Neopost Deutschland, um sich im Feldtest mit ausgewählten Kunden auf die härteste Prüfung vorzubereiten: Den Alltag in der Poststelle.

Auch wenn Feldtests als Vorstufe der Produkteinführung nicht wirklich neu sind, loten Produktmanager und Serviceteams der Neopost die Möglichkeiten zur optimalen Informationsbeschaffung immer weiter aus. Matthias Antelmann, Leiter Service der Neopost Deutschland, erklärt das so: »Heute werden in den Feldtests viel differenziertere Fragen gestellt, die Anwender beobachtet, wie sie mit den Funktionen zurechtkommen, und die Erfahrungen mit den neuen Maschinen auch für die Vertriebsteams aufbereitet.«

Um ein möglichst dichtes Bild der Leistungsfähigkeit einer neuen Gerätegeneration zu erhalten, wählen die Produktmanager die Testkunden sorgfältig aus: Für Leistungsprofile wie Standfestigkeit unter maximaler Dauerbelastung, Flexibilität, digitale Verarbeitung, Druckqualität oder Geräuschminderung werden Kunden ausgesucht, die in der jeweiligen Disziplin die höchsten Anforderungen stellen.

Zehn Top-Kunden wurden eingeladen

Vor der offiziellen Einführung der neuen IS-Serie im September 2008 lud Neopost zehn Top-Kunden zum Feldtest. Über zwei Monate sollten die Frankiermaschinen im Alltag eingesetzt werden – streng überwacht von den Servicetechnikern und unter Begleitung der Produktmanager.

Zu Beginn der Produktentwicklung liegen dem internationalen Entwicklerteam der Neopost aus fast jeder Region der Welt landesspezifische Richtlinien vor, die bei der Produktgestaltung im Detail umgesetzt werden müssen. Ergänzt wird die Aufgabenliste durch Kundenwünsche, die aus den Ländern zusammengetragen wurden. Antelmann: »Im Feldtest überprüfen wir, ob und wie die Wünsche der deutschen Kunden umgesetzt wurden. Mittlerweile hat Neopost den Kreislauf aus Anforderungen und Entwicklung jedoch so gut organisiert, dass wir kaum noch Nachbesserungen brauchen.«

Herausforderungen in der Poststellenpraxis

Besonders hohe Anforderungen stellten zwei der Testkunden: Die zentrale Poststelle der AOK-Direktion München, der größte bayerische Krankenversicherer, hat ein jährliches Versandvolumen von über 1,3 Millionen Briefen. »Und das Volumen wird dieses Jahr wieder steigen. Das Marketing plant mehr Werbung und mehr Mailingaktionen für die neuen Versicherungsprodukte «, ergänzt Karl Frank, Fachbereichsleiter Post/Telefon/Information/Kurierdienste der Hauptgeschäftsstelle in München.

Das Volumen allein macht Frank keine Sorgen, »aber die Zuordnung zu den Kostenstellen und die Erstellung der Statis tiken ist immer mit Aufwand verbunden«. Die IS-480, die zum Test aufgebaut wurde, nimmt ihm diese Arbeit ab: Ein PC mit MAS (Mail Accounting Software) erfasst über die Schnittstelle zur IS-480 alle Jobdaten und stellt sie in einer Statistik zusammen. »Damit können wir nicht nur die Portokosten schneller zuordnen, sondern auch das Budget optimieren. Allein über diese Ersparnis wird sich die Anschaffung der IS-480 schnell rechnen.« Mitarbeiter Mehmet Osmani lobt an der IS-480 vor allem die Details: »Über die großen Displays sind die Kostenstellenparameter schnell abrufbar und das Druck bild ist gestochen scharf. Kein Vergleich zu den mechanischen Stempeln unserer alten Anlage, die schon mal etwas schmierig wirken.«

Digitale Schnittstelle als Zeitsparfaktor

Erich Menacher, Teamleiter Lettershop des Unterschleißheimer Outsourcing Dienstleisters Outside Professional, betont den Vorteil der digitalen Schnittstelle: »Wir sparen durch die MAS-Anbindung Zeit.« Die Vielzahl der Kunden verlangt dem Lettershop eine hohe Flexibilität ab: schnelle Jobwechsel, fehlervermeidendes Handling und präzise Zuordnung der Frankierkosten zum jeweiligen Auftrag und Kunden. »Jedes Versandstück wird erfasst und von der IS-480 dokumentiert. Zur Abrechnung der Monatsstatistik werden die Daten jedoch nicht mehr als Coupons ausgegeben, sondern direkt in die Buchhaltung exportiert.« Pro 10 Kunden spart die digitale Übertragung am Ende des Monats etwa einen Manntag .

Auf die automatische Waage der IS-480 möchte Menacher auch nicht mehr verzichten: »Gerade bei häufigen Jobwechseln mit unterschiedlichen Briefgrößen spart die Waage viel Zeit.« Sehr praktisch findet Erich Menacher die selbstjustierenden Transportrollen der neuen IS-Serie bei der Bearbeitung von Mischpost: Die automatische Mix-Size-Zuführung fordert weniger Kontrolle: »Wir legen nur noch eine Faust Briefe auf und fertig. Die IS-480 richtet jeden Brief optimal aus.« Hatte Outside Professionell für die alten Frankiermaschinen eigens einen Raum eingerichtet, um in den Büros ungestört arbeiten zu können, ist Menacher von der geringen Geräuschkulisse der IS-Serie überrascht. Dazu Matthias Antelmann: »Geräuschminderung wurde von vielen Kunden, die ihre Postbearbeitungsmaschinen in der Büroumgebung betreiben, als wichtigster Wunsch genannt. Die Entwickler haben die Lautstärke wirklich jedes mechanischen Bauteils verringern können und so zum angenehm dezenten Sound der IS-Serie beigetragen.«

Mit den Ergebnissen des Feldtests ist Matthias Antelmann sehr zufrieden: »Zum Starttermin hat unser Serviceteam bereits 20 Monate Erfahrung sammeln können. Darüber hinaus wissen die Neopost-Berater und die Vertriebsmannschaft jetzt, wie weit das Einsatzspektrum der neuen Frankiermaschinen gesteckt ist, welche Leistungen die Kunden von der IS-Serie erwarten können. Und sie wissen aus Erfahrung, dass wir im Markt die Nase weit vorn haben.«