POSTSTELLENREPORT

Das Bonifatiuswerk der deutschen Katholiken mit Sitz in Paderborn unterstützt Katholiken in der Diaspora, also dort, wo diese eine absolute Minderheit (ein bis fünf Prozent) darstellen. Die Hilfe wird aus Kollekten, Spenden und Beiträgen finanziert. Rund eine halbe Million Spendenaufrufe verschickt das Werk pro Jahr. Das steigende Volumen an Mailings überforderte die alte Kuvertiermaschine.

GENAU DIE RICHTIGE ENTSCHEIDUNG

Wir mussten entweder die Poststelle outsourcen oder neue Maschinen anschaffen«, berichtet Personal und Finanzchef Eberhard Krelaus. Man entschied sich für die Anschaffung des Kuvertiersystems DS-100 von Neopost. »Genau die richtige Entscheidung«, freut sich Krelaus heute. Da das Bonifatiuswerk keine öffentlichen Gelder erhält und Spenden den wesentlichen Teil der Einnahmen darstellen, ist es wichtig, dass Spendenbriefe ordentlich kuvertiert und vor allem pünktlich bei den Empfängern ankommen. »Wir haben feste Termine für unsere Mailing-Aktionen. Dann müssen die Sachen raus«, stellt Krelaus klar. Die betagte Maschine eines Konkurrenten war mit der steigenden Zahl der Mailings irgendwann überfordert, die Termine gerieten in Gefahr. »Aus Gründen der Flexibilität und aus Verantwortung gegenüber unseren Mitarbeitern haben wir uns dafür entschieden, die Versandabteilung im Haus zu behalten und uns eine neue Kuvertiermaschine zuzulegen«, sagt Krelaus. Nach genauer Information entschied man sich schließlich, die DS-100 zu kaufen. Den Ausschlag zum Erwerb der Neopost-Maschine gab Benjamin Brinsat, Vertriebsbeauftragter von Neopost. Er lud Krelaus und sein Team zu einer Demonstration der Maschine ein, von der diese begeistert zurückkehrten. »Wir haben uns das DS-100-Basissystem in Aktion angeschaut, und die von Herrn Brinsat zugesagten Geschwindigkeiten wurden eingehalten. Das war uns besonders wichtig, weil wir uns Verzug nicht leisten können«, beschreibt Krelaus die Anforderungen seiner Versandstelle.

500.000 Spendenaufrufe pro Jahr

Die Mailings des Bonifatiuswerkes bestehen in der Regel jeweils aus einem DIN-A4-großen Anschreiben und Überweisungsformular sowie einem sechsseitigen Flyer mit konkreten Projektinformationen. Pro Jahr werden –neben kleineren Aufrufen und Serienbriefen – regelmäßig vier bis fünf Mal 90.000 solcher Spendenaufrufe verschickt – fast eine halbe Million pro Jahr. »Mit der DS-100 sind bis zu 4.500 Kuvertierungen pro Stunde möglich. Die 90.000 Mailings schaffen wir jetzt in rund vier Arbeitstagen. Bisher konnte das auch mal acht bis zehn Tage dauern. Überstunden wegen der Maschine brauchen wir jetzt also nicht mehr zu machen«, freut sich Versandmitarbeiter Klemens Biermanski. »Wir bedienen das System zu zweit, aber dank der regelbaren Geschwindigkeit kann man es auch alleine bedienen, wenn ein Kollege kurz weg muss«, so Biermanski weiter.

Flexibilität durch Baukastensystem

Ein großer Pluspunkt der DS-100 ist die Flexibilität. Durch das Baukastensystem kann die DS-100 nachgerüstet werden und mit den Anforderungen wachsen. Die DS-100 des Bonifatiuswerkes ist mit drei Beilagen-Feedern, einem Kuvertablageband und einem Tower-Feeder mit Sammelund Aussteuerfach ausgestattet. Ein weiterer Vorteil: die intuitive Bedienung der DS-100 über das grafische Benutzer-Interface. »Auch Kollegen, die eigentlich nicht aus der EDV- bzw. PC-Branche kommen, können die Maschine ohne Probleme bedienen. Im Vertretungsfall kann also jeder alles bedienen«, sagt Krelaus. In Zukunft plant das Bonifatiuswerk auch die OMR-Lesung einzusetzen, die in der DS-100 des Bonifatiuswerkes schon installiert ist. OMR steht für Optical Mark Recognition und bedeutet, dass die Maschine Strichcodes »lesen« kann. Mit Hilfe dieser Codes können Dokumente gesammelt und nach Kunden getrennt, gefalzt und kuvertiert werden. Somit sind auch personalisierte Anschreiben möglich, die eine neue Qualität für die Spendenaufrufe bedeuten. Das Bonifatiuswerk hat das DS-100-System geleast und dazu einen »Full-Service-Vertrag« abgeschlossen. Brinsat: »Damit sind alle Wartungsarbeiten und der Austausch defekter Teile abgedeckt. Nach fünf Jahren kann der Kunde die Maschine übernehmen, zurückgeben oder auch schon vor Ende der Leasingzeit ein neues Gerät anschaffen.« Flexibilität wird also auch hier groß geschrieben.

BONIFATIUSWERK

Das von Laien gegründete Bonifatiuswerk der deutschen Katholiken ist von der Deutschen Bischofskonferenz mit der Förderung der Diaspora-Seelsorge beauftragt und nimmt diese Aufgabe seit 1849 wahr. Als Diaspora (griech. = Verstreutheit) wird eine Religionsgruppe bezeichnet, die eine Minderheit unter Andersdenkenden darstellt. Das Bonifatiuswerk sammelt Spenden und stellt diese den Diaspora-Gemeinden als »Hilfe zur Selbsthilfe« objekt- und projektgebunden zur Verfügung, z.B. für den Bau
und die Renovierung von Kirchen, Gemeindezentren, Jugend- und Bildungshäusern, katholischen Schulen und Kindergärten, für die Ausbildung von Priestern und die Motorisierung der Pfarreien. In diesem Jahr fördert das Bonifatiuswerk insgesamt 91 Bauprojekte in Deutschland, Nordeuropa sowie Estland und Lettland mit 4,34 Mio. Euro. Präsident des Bonifatiuswerkes ist Georg Freiherr von und zu Brenken. Geschäftsführer ist Generalsekretär Monsignore Georg Austen.