POSTSTELLENREPORT

Output Management 1: Die Lösung für die Gehaltspost bei FAUN in Osterholz-Scharmbeck

Knapp 900 Mitarbeiter der FAUN Umwelttechnik GmbH bringen Produkte ins Rollen, die allen nützen: Entsorgungsfahrzeuge und Kehrmaschinen. Im 2002 gebauten neuen Stammwerk ist Harry Hellpap für die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen verantwortlich – und für viele andere Dinge. Für die hat er entscheidend mehr Zeit, seit Neopost eine Output Management Lösung installierte. Sie bietet mehr Sicherheit und reduziert die Arbeit auf ein Minimum.

Rückblende in gar nicht so ferne Zeiten: Vor der allgemeinen Softwareumstellung bei FAUN wurden die Dokumente der Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem verschließbaren Raum auf Endlospapier gedruckt – einen ganzen Kalendertag dauerte diese Produktion, wie Harry Hellpap sich erinnert: »Wir mussten die Einzeldokumente separieren, beschneiden und nach Niederlassungen sortieren – eine aufwändige händische Arbeit, bei der trotz Zeitdruck keine Fehler passieren dürfen.« Für den Mitarbeiter der IT-Abteilung ist der Versand der Gehaltspost eigentlich eine Randaufgabe, doch die gesamte Abwicklung band ihn drei bis vier Tage lang.
Im Zuge der Einführung einer neuen Software-Basis im Unternehmen wollte die IT daher auch den Dokumentenoutput effizienter gestalten. Eine Lösung ohne Großdrucker, dafür aber mit moderner Kuvertiertechnik war gefragt, und so entstand der Kontakt zu Neopost und zuHolger Gehrmann, der in der Region Nord Großkunden betreut. Gehrmann brachte zum ersten Termin gleich einen Lösungsansatz mit: »Aus den Vorgesprächen wurde schnell klar, dass es hier um eine Kombination aus Software und Hardware geht.«

Aus Einzeldokumenten werden Datensätze

Eine Verdienstabrechnung kann aus mehreren Blättern bestehen, hinzu kommen Reisekostenabrechnungen oder Meldungen zur Sozialversicherung. Ihre adressatengenaue Zusammenführung ist eine typische Aufgabe für die Neopost-Software PrintMachine. Wie sie die Dokumente zu einem Datensatz verarbeitet und für den Versand in nur einem Kuvert vorbereitet, das zeigte Neopost in einer praxisnahen Präsentation. »Die ersten Tests mit der Software und der Kuvertiermaschine DS-70 waren schon sehr überzeugend«, berichtet Harry Hellpap. Als unabhängige Softwareexperten PrintMachine ausdrücklich empfahlen, stand der Installation nichts mehr im Wege: »Die Implementierung lief sehr gut, und unser Arbeitsablauf hat sich enorm verbessert. Wenn alle Projekte so gut über die Bühne gingen, wäre ich sehr zufrieden!«
Mit der nach eigenen Vorgaben gesteuerten Zusammenführung durch PrintMachine und die Kuvertierung in der Neopost DS-70 spart FAUN viel Zeit: Nur noch eine Stunde benötigt die Druckproduktion. Das schafft Freiräume für andere Aufgaben. »Die Gehaltspost hat früher regelmäßig einen Riesenengpass erzeugt. Jetzt kann die Personalabteilung das sozusagen nebenbei erledigen – bei höchster Datensicherheit.« Deshalb, so Harry Hellpap, will FAUN die Zusammenarbeit mit Neopost imDokumentenmanagement auf jeden Fall fortsetzen.