POSTSTELLENREPORT

Die Direktkrankenkasse auf dem Wachstumskurs – erfolgreiche Neuorganisation

Als die Bundesinnung der Hörgeräteakustiker 1996 die erste Direktkrankenkasse Deutschlands gründete, war noch wenig Bewegung im Gesundheitsmarkt. Doch das Konzept von »BIG – Die Direktkrankenkasse« ging auf: Die Zahl der Mitglieder und Versicherten stieg Jahr für Jahr deutlich an. Wenn jährlich mehrere Zehntausend neue Mitglieder gewonnen werden, wächst auch die Verantwortung der Poststelle. Ihre Neuorganisation mit Neopost bedeutet eine Weichenstellung in die Zukunft.

Rückblende in das Jahr 2006: Zehn Jahre kontinuierlichen Wachstums liegen hinter der BIG. Aber noch immer gibt es in Dortmund nur eine kleine Poststelle, die eintreffende Sendungen von Versicherten, Arztpraxen und Krankenhäusern sichtet, sortiert und weiterleitet. 2006 lag die Zahl der Versicherten bereits bei knapp 250.000, die Poststelle aber war noch für einen deutlich geringeren Bedarf an Korrespondenz eingerichtet worden. »Wir hatten hier acht eher unübersichtliche Arbeitsplätze in getrennten Räumen«, erinnert sich Andreas Hermes, der 2006 als Abteilungsleiter Betriebsorganisation zur Direktkrankenkasse kam und sich als eines der ersten Projekte um die Neukonzeption der Postbearbeitung kümmerte. »Der Bedarf war klar erkennbar, das Aufkommen wuchs ständig. Es war der richtige Zeitpunkt, um über eine nachhaltige Zukunftslösung nachzudenken!«

Von der Vision zum modernen Workflow

Gemeinsam mit dem langjährigen Partner Neopost entwickelte die BIG den Bauplan für eine moderne Poststelle mit durchdachten Strukturen und genug Entwicklungspotenzial für die Zukunft. »Es kam uns auf Leistungsfähigkeit der Maschinen an, aber auch darauf, unnötige Wege zu vermeiden und konzentriertes, ruhiges Arbeiten zu ermöglichen«, sagt Andreas Hermes im Rück blick. SeinPartner war Neopost-Organisationsberater Torsten Wegerhoff, der seine Erfahrung in die Konzeption einfließen ließ und mit Visualisierungen am PC dafür sorgte, dass die neue Poststelle immer mehr Gestalt annahm.
Im März 2007 wurde es dann ernst: Nur zehn Tage dauerte es vom Abbau der alten Poststelle bis zur Einweihung und Inbetriebnahme des modernen Zentrums für Postbearbeitung. Für die Zwischenzeit richtete Neopost ein Provisorium ein, und ein kompletter Umbau der Räumlichkeiten fand statt. Nach dessen Vollendung bauten Neopost-Fachleute in zwei Tagen die komplette Einrichtung auf und installierten die Technik. »Das hat super geklappt, es lief von der ersten Minute an«, lautet das Fazit von Andreas Hermes. Und Marc Schnurbus, Koordinator der Poststelle, ergänzt: »Obwohl wir eine wirklich neue Methodik eingeführt haben, war diese Neuerung vom Team schon nach zwei Tagen angenommen. Man merkte richtig, dass mehr Post durchgeht.«

Über 30 Prozent Zuwachs – Reserven für die Zukunft

Die BIG erhält derzeit rund 100.000 Sendungen pro Monat, die schnell und präzise den Fachabteilungen zugeordnet werden müssen – das ist eine wichtige Voraussetzung für die Servicequalität, die zum Selbstverständnis der Direktkrankenkasse gehört. Gegenüber 2006 sind das 31 Prozent Zuwachs, die heute problemlos und tagesaktuell mit dem bestehenden Poststellenteam bearbeitet werden –ebenso wie ein Postausgangsvolumen von 1,2 Millionen Versandstücken pro Jahr. »Möglich ist das nur mit einer guten Organisation und guter Technik«, sind sich Hermes und Schnurbus einig.

Anordnung der Poststelle im Uhrzeigersinn

Der Arbeitstag beginnt mit dem Posteingang und schließt mit der Auslieferung der zahlreichen fertig kuvertierten und frankierten Sendungen. Dieser Ablauf findet sich in der Struktur der Poststelle wieder, die dem Uhrzeigersinn folgt. Zu Beginn werden die nicht persönlichen Sendungen im Posteingangssystem IM-75 geöffnet und die Inhalte an acht angeschlossenen Arbeitsplätzen nach 20 internen Kriterien sortiert; eine neunte Station ist als Reserve gedacht. Im Nebenraum ist der Start in die elektronische Beleglesung bereits erfolgt, ein Projekt, das noch deutlich ausgebaut werden soll. Später am Tag verlagert sich die Arbeit in den Postausgang, wo eine Kuvertiermaschine SI-76 und eine Frankiermaschine IJ-85 im Einsatz sind. Erfolgreich, wie Marc Schnurbus sagt: »Mit den neuen Maschinen ist alles viel schneller geworden, und durch Wartungsverträge haben wir hohe Betriebs sicherheit.«
Nach einem Jahr Erfahrung ist Andreas Hermes sehr zufrieden mit der neuen Poststelle: »Ich würde es immer wieder so machen. Wir verfügen über helle, moderne und klar strukturierte Arbeitsplätze. Durch den Leistungszuwachs hat sich die Investition bereits amortisiert.«

BIG – DIE DIREKTKRANKENKASSE

BIG – Die Direktkrankenkasse war 1996 die erste ihrer Art in Deutschland. Zum Start versicherte die BIG 1.047 Menschen, heute sind es 376.000 (Mai 2008). 440 Mitarbeiter betreuen die Mitglieder und Arbeitgeber am Standort Dortmund, der Rechtssitz der BIG ist seit 2005 in Berlin. Die BIG setzt konsequent auf das Direktprinzip und verzichtet auf Geschäftsstellen und Außendienst. Rund um die Uhr sind Ansprechpartner erreichbar – über das Internet, tele fonisch, aber natürlich auch auf dem klassischen Postweg. Der Service wird regelmäßig vom TÜV zertifiziert. Als Grundlage des kontinuierlich hohen Wachstums sieht die Krankenversicherung ihre innovativen Versorgungskonzepte und den niedrigen Beitragssatz von derzeit 12,5 Prozent.
Mehr Infos: www.big-direkt.de