POSTSTELLENREPORT

HSH Print + Logistics GmbH, Hamburg, nutzt Neopost PrintMachine:

Druckoutput und Versand aus einer Hand

Am Anfang stand für HSH Print + Logistics das Ziel, moderne Lettershopdienste für die Konzernmutter, die HSH Nordbank AG, zu entwickeln. Dann kamen externe Aufträge hinzu – beispielsweise der Rechnungsversand. Die Voraussetzungen in der Kuvertier- und Frankiertechnik waren bestens. »Wirklich umfassend ist der Service aber erst durch ein überzeugendes Output Management«, sagt Prokurist Bernd Neltner. Wie führt man große Datenströme in eine schnelle Druck produktion, versendet kostengünstig und bietet einen perfekten Schutz der Kundendaten?
Die Antwort hat Neopost – und sie heißt PrintMachine.

Nach einem deutlichen Wachstum bei internen Dienstleistungsaufträgen gelang es HSH Print + Logistics, große externe Kunden zu gewinnen. Die langjährige Erfahrung im Bankgeschäft hat dabei eine wichtige Rolle gespielt, ist sich Bernd Neltner sicher: »Bei uns wissen die Kunden einfach, dass der vertrauliche Umgang mit Kundeninformationen groß geschrieben wird und höchste Sicherheitsstandards gelten. Das ist für uns die Basis.« Bei vielen Aufträgen, insbesondere im Rechnungsversand, den HSH Print + Logistics für Kunden übernimmt, kommt es auf die adressatengenaue Zusammenstellung von Dokument sätzen an. Das ist bei der termingerechten Verarbeitung großer Mengen und hohen Sicherheitsanforderungen eine echte Herausforderung, die nur mit einer umfassenden technologischen Lösung zu meistern ist: »Wenn Sie ohnehin auf zentralen Druckoutput setzen, ist es inkonsequent und auch letztlich unmöglich, die Blätter für einen Adressaten in händischer Arbeit zusammenzuführen«, beschreibt Bernd Neltner die Ausgangssituation. Eine Software-Lösung zur optimalen Steuerung des Druckoutputs war nötig – und der Weg zu Neopost kurz, sagt der Prokurist:
»Wir arbeiten im Bereich der Hardware schon lange mit diesem Partner zusammen. Da lag es nahe, die Kooperation weiterzuentwickeln, zumal wir hier aus Erfahrung wissen,
dass der Service funktioniert!«

Zusammenführen und Porto optimieren

Nach einer enormen Wachstumsphase verarbeitet der Lettershop inzwischen mehrere Millionen Blätter pro Jahr, drei Mitarbeiter sind allein mit diesem Geschäft betraut. Die Neopost Software PrintMachine ist dabei das entscheidende Steuerungsinstrument. Mit Hilfe der Software kann das Team die angelieferten Seriendaten vereinheitlichen und optimal für den Versand aufbereiten, berichtet Frank Nedwed, Fachlicher Leiter Postdienste Hamburg: »Wir kennzeichnen die einzelnen Dokumentsätze eindeutig und nutzen bei der Zusammenführung die Portoklassen so gut wie möglich aus. Außerdem ist es uns möglich, Infopost für die spätere Kuvertierung nach Postleitzahlen zu sortieren, was die Portokosten senkt.«
Das Verfahren ist aber nicht nur mit Blick auf Effizienz und Kosten ein großer Vorteil, sondern bringt auch die Datensicherheit auf Höchstniveau. »Wir können über die Steuerzeichen garantieren, dass jeder Dokumentsatz genau das enthält, was vom Absender vorgegeben wurde. Kein Blatt fehlt, keines ist an der falschen Stelle«, betont Nedwed. Hier zeigt sich das perfekte Zusammenspiel von Soft- und Hardware, denn die Neopost Kuvertiermaschine stoppt automatisch, wenn ausnahmsweise eine Sendung nicht exakt nach den Vorgaben verarbeitet werden kann. Die Codierung der Dokumente wurde von HSH Print + Logistics auch für die große Kuvertierstraße übernommen, die für Massenaufträge ausgerichtet ist.

Komplexer Job erfordert keine Vorkenntnisse

Wenn ein Druckjob in der Vorbereitung gut durchdacht ist, läuft die Abwicklung völlig problemlos, sagt Bernd Neltner: »Der Einstieg in PrintMachine ist zwar nicht ganz einfach, aber das kann man bei einem so komplexen Job auch nicht erwarten. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse auskommen, wenn sie strukturiert
denken!« Und die Entwicklung geht weiter: Vor kurzem wurde ein Modul implementiert, dass die automatische Zusteuerung von Standardunterlagen wie AGB ermöglicht.
Damit reduzieren sich die Datenmengen und die Verarbeitung wird noch schneller.
Moderne Softwarelösungen verbessern auch in der Postbearbeitung den Workflow. So nutzt das Team von Frank Nedwed die Kostenstellensoftware MAS, um internen
und externen Kunden detaillierte Portokostenreports vorlegen zu können. Die Frankierung übernehmen derzeit drei Neopost Frankiermaschinen: Eine macht die Tagespost
des Konzerns frei, eine weitere ist an die Kuvertierstraße angeschlossen, und die dritte im Bunde wird nur in der Wertpostabteilung eingesetzt – auch hier zeigt sich das Sicherheitsbewusstsein eines Bankdienstleisters.

HSH Print+Logistics GmbH …

… ist ein Teil der HSH Facility Mangagement Holding AG, die 2005 als 100%ige Tochter der HSH Nordbank AG gegründet wurde. Der Mutterkonzern gehört mit einer Bilanzsumme von rund 200 Mrd. Euro und weltweit ca. 4.500 Mitarbeitern zu den führenden Kreditinstituten Deutschlands. HSH Facility Management ist ein modernes Dienstleistungsunternehmen, das für die HSH Nordbank und für Drittkunden tätig ist. Unter diesem Dach konzentriert sich die HSH Print + Logistics auf Post- und Druckdienstleistungen. Hinzu kommen Fuhrparkmanagement, Telefondienste und Archivierung für die HSH Nordbank AG. Für HSH Print + Logistics arbeiten in Hamburg und Kiel jeweils etwa 100 Mitarbeiter.

www.hsh-facility-management.de