Schnell und Variantenreich im Rhythmus der Messeveranstaltung
Juni 15th, 2009 | Veröffentlicht in der Rubrik Neopost VorOrt, PSR 01/09
Die Messe München gehört zu den weltweit führenen Messegesellschaften - und wird unterstützt von Neopost
Erschöpft, den Kopf voller neuer Ideen und in der Tasche vielleicht ein paar lukrative Aufträge: So nehmen die meisten Besucher und Aussteller den letzten Messetag war. In Gedanken schon fast daheim, ahnen die meisten nicht, dass mit ihrer Abreise bereits die aufreibende Organisation für die Messe im kommenden Jahr beginnt.
Über 30.000 Aussteller aus mehr als 100 Ländern und jährlich mehr als zwei Millionen Besucher aus über 200 Ländern: Die Messe München International (MMI) ist mit rund 40 Fachmessen für Investitions- und Konsumgüter sowie neue Technologien eine der weltweit führenden Messegesellschaften und veranstaltetmit der bauma auf einer halben Million Quadratmetern die wahrscheinlich größte, sicher aber die eindrucksvollste Messe der Welt.
Fünf Geschäftsbereiche teilen die Organisation der themengebundenen Fachmessen unter sich auf. Jeder Bereich wiederum bildet Projektgruppen aus Fachexperten, die sichmit Planung und Koordination einzelnerMessen befassen und deren Ziel es ist, den Ausstellern und Fachbesuchern einen einzigartigen Branchentreffpunkt sowie eine Präsentationsplattform zu bieten.
Expedition für hohes Volumen
Erst bei diesen Dime nsionen wird deutlich, weshalb man im Verwaltungstrakt des münchner Messegeländes nicht nur eine einfache Poststelle, sondern eine Expedition hat, die weit mehr als die zügige Bearbeitung der typischen Ein-und Ausgangskorrespondenz leistet.
Hinter jeder Fachmesse schägt ein gleichmäßiger Rythmus aus technischer Organisation, Entwicklung vorrausschauender Konzepte und dem beständigen Werben um Aussteler und Fachbesucher. Dieser Gleichtakt wird begleitet von umfangreichen Marketingkampagnen, die jede Projektgruppe für ihre Adressaten entwickelt. Mit dem hohen Kommunikationsbedarf der Organisatoren ist die Expedition zu einem wichtigen Dienstleister der MMI gewachsen, der neben klassischen Sortier- und Verteilaufgaben umfangreiche Lettershop-Funktionalitäten bereithält.
Allrounder für Ideenvielfalt
»Wir haben uns immer weiter an die unterschiedlichen Aufgabenstellungen des Messe-Marketings herangetastet und sind dessen Ideenreichtum gefolgt«, erzählt Georg Göggerl, Mitarbeiter im MMI-Lettershop. Statt sich jedoch der Gedankenwelt einer Marketingabteilung anzupassen, sollten es bei der MMI gleich 40 verschiedene sein. Statt einen teuren Maschinenpark aus vielen spezialisierten Einzelkomponenten aufzustellen, entschieden sich die Münchner für leistungsfähige Allrounder zur Postbearbeitung.
Die Anschaffung des Neopost-Kuvertiersystems DS-1000 war daher ein logischer Schritt: Das Hochleistungssystem vereint Flexibilität, Geschwindigkeit und benutzerfreundliche Bedienung, die dem Variantenreichtum der Marketingabteilungen gewachsen ist und Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen vorbereitet und zusammenführt. Mit bis zu 8.300 Kuvertierungen pro Stunde erwartet es jedoch, dass der Nachschub nicht ins Stocken gerät: Der MMI-Lettershop stellt dazu drei schnelle Laserdrucker bereit, welche die noch maschinenwarmen Anschreiben auf Trolleys auswerfen.
»Das Trolley-Konzept ist einzigartig auf dem Markt«, erklärt Neopost-Vertriebsbeauftragter Production Mail, Martin Wünsch. Der fahrbare Trolley ist Teil des DS-1000- Konzeptes und sorgt dafür, dass die körperliche Belastung beim Befüllen des Kuvertierers gering bleibt. Das Wuchten sperriger Papierstapel ist nicht mehr notwendig, denn der Rollwagen wird in die Zuführung geschoben und gleich passgenau justiert.
Über die vollautomatischen Falz- und Kuverteinstellungen werden den Anschreiben nun beliebige Beilagen zugefügt: DIN-Blätter im Leporello- oder Wickelfalz, geheftete Beileger, Tickets, Ehren- und Gastkarten.
Lernfähig im Baukastensystem
Lettershop-Mitarbeiter Eduard Mogge: »Neue, der DS-1000 unbekannte Formate werden einmalig justiert und können dann gespeichert werden. Das gilt für alle anderen Einstellungen genauso. Wir haben uns die Lernfähigkeit des Kuvertierers zunutze gemacht und uns so einen eigenen, sehr flexiblen Job-Baukasten zusammengestellt.« Die Geschwindigkeit, die kurzen Wege und die Transparenz sind es, die die Expedition als internen Dienstleister interessant machen. Aber nicht nur: Gerade Mailing- Kleinauflagen, wie sie bei sehr speziellen Fachmessen üblich sind, werden von externen Dienstleistern nur ungern angenommen und entsprechend schlecht rabattiert. Der Grundaufwand ist zu hoch, um wirtschaftlich anbieten zu können. »Und da liegt auch ein Vorteil der MMI-Expedition: Die Neopost DS-1000 speichert Formate und Einstellungen in Jobs, die wir sehr schnell abrufen können«, erklärt Göggerl. »Unsere Rüstzeiten sind daher viel kürzer als die von externen Anbietern – und kostengünstiger allemal.«
Größere Volumen gibt Göggerl jedoch immer noch an externe Dienstleister ab. »Die Grenze ziehen wir, wenn die zügige Verarbeitung der Ausgangspost gefährdet ist. Bei Rechnungen verstehen wir keinen Spaß, die müssen sofort raus«, erzählt er schmunzelnd.
Nicht so leicht in Zahlen zu fassen sind die Effekte, an die sich die Messe-Organisatoren längst gewöhnt haben: Interne Auftraggeber erhalten innerhalb weniger Stunden einen Andruck als Muster und können oft noch am gleichen Tag mit der Aussendung des Mailings rechnen. Göggerl dazu: »In der Zeit, in der wir heute eine Aussendung erledigen können, hatten wir früher nicht mal eine Antwort auf unsere Angebotsanfrage.«