POSTSTELLENREPORT

Die Landesbank Baden-Württemberg entwickelte in Karlsruhe eine neue Poststelle

Ein Umzug, ein neues Gebäude und eine neue Poststelle: Was für die Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) wie eine leichte Übung aussah, wurde zur kniffligen Schachpartie. Doch Lothar Stolzenberger, Leiter der LBBW-Logistik, nahm die Herausforderung an: Am 1. Oktober 2007 sollten 448 LBBW-Mitarbeiter das neue Verwaltungsgebäude am Karlsruher Citypark beziehen und ihre Arbeit störungsfrei weiterführen können.

Um das Gebäude auf die Anforderungen eines international agierenden Finanzdienstleisters vorzubereiten und reibungslose Arbeitsabläufe zu garantieren, galt es, den »großen Plan« vorzulegen. »Und die Details im Auge zu behalten«, so Stolzenberger, »denn Logistik ist wie eine schöne Partie Schach. Es geht um Sicherheit, die Auswirkung des nächsten Zuges auf das Endergebnis, um Fallen, die das Tagesgeschäft bereithält, und um den Überblick über den Spielverlauf.« Keine Frage, dass der gelernte Bankkaufmann seit früher Jugend ein begeisterter Schachspieler ist.
Es schien, als würde mit der Einrichtung der Karlsruher Poststelle Stolzenberger und seinem Team ein leichter Gegner gegenüberstehen: helle, große Arbeitsräume im Erdgeschoss, ein Trockenanfahrtsplatz im Rückgebäude, unverstellte Wege zu den Arbeitsplätzen der Verwaltung.
Doch dann zeigten Bauverordnungen, Sicherheitsbestimmungen und die Vorgaben des Aufgabenmix, dass die 258 Quadratmeter große Fläche ein hartnäckiger Gegenspieler sein würde. »Wir haben daher die Taktik geändert und die Planungsschritte umgekehrt«, sagt Dirk Staudenmaier, Gruppenleiter Logistik. Die hohen Sicherheitsvorschriften der LBBW forderten die Trennung von Massenanlieferung am Wareneingang und der Zulieferung durch Boten am Postschalter. Was zunächst trivial anmutete, stellte sich als Mastervorgabe der Poststellenplanung heraus, denn die Zugänge lagen an den entgegengesetzten Seiten der Hallen, während die Postzustellung im Haus über eine Teleliftanlage in der Raummitte erledigt wird.

Kooperation bei der Problemlösung

Auch Sabine Hofmeister, Organisationsberaterin bei Neopost, war zunächst von einer leichten »Karlsruher Partie« ausgegangen. Die Spezialistin musste jedoch die Poststelle von außen nach innen entwickeln und für kurze Wege, weite Laufflächen, flexible Arbeitsplätze und Bearbeitungsstationen sorgen. Zudem sollte die Ausstattung sich an den Aufgabenmix der LBBW-Logistik anpassen.
Seit 15 Jahren betreut Sabine Hofmeister die Poststellen der LBBW, und Stolzenberger bestätigt die Expertise: »Die Strategie von Neopost ist unserer sehr ähnlich. Und dennoch bin ich nach so langer Zusammenarbeit immer wieder überrascht, was Frau Hofmeister aus dem Hut zaubert.« Der »Zauber« besteht aus dem Posteingangssystem IM-35, der Frankiermaschine IJ-65 mit dynamischem Wiegesystem und Ablageband, dem Kuvertierer SI-68 Expert und dem flexiblen Postoffice-Möbelprogramm von Neopost. Klare Strukturen schaffen Ruhe und Übersicht über die anstehenden Aufgaben. Statt feste Arbeitsplätze zu besetzen, wählen die zwölf Mitarbeiter sich je nach Anforderung eine geeignete Arbeitsstation. Sabine Hofmeister ist sicher, »dass wir mit dieser Lösung der Leiterin Simone Prast und ihrem Team eine flexible Arbeitsumgebung geschaffen haben: für die Postbearbeitung, die Verteilung, das Kurier- und das Materialmanagement.«

Eigene Poststellenorganisation im Wettbewerb vorn

Bei dem Aufwand, den die LBBW in den zentralen Poststellen an den drei Hauptsitzen betreibt, über die sie auch die 213 Filialen in Baden-Württemberg versorgt, liegt die Frage nach den Kosten nahe. »Ja, das fragt mich der Vorstand natürlich auch«, sagt Stolzenberger schmunzelnd, »aber Dienstleister sind tatsächlich nicht günstiger als unsere Eigenleistung.«
Die Gründe liegen vor allem in den vielfältigen Aufgaben: International ausgerichtet, fällt eine Vielzahl der Geschäftsfälle im Ausland an. Der Versand von Immobilienurkunden und Finanzinformationen fordert die schnelle und sichere Durchleitung der Post. Ein hauseigenes Clearing-Büro schaltet sich ein, wenn im Posteingang Dokumente auftauchen, die nicht direkt an Sachbearbeiter adressiert sind. »Fehlläufer können wir uns nicht leisten, da geht es um enge Termine und hohe Summen!« Externe Dienstleister, deren Angebote Stolzenberger natürlich kennt, »scheitern an der Komplexität der Aufgaben, den hohen Sicherheitsanforderungen und den kritischen Details in unserem Arbeitsalltag.«
Die Karlsruher Partie hat Stolzenbergers Mannschaft also für sich entschieden, aber die Figuren werden neu aufgestellt: »Unsere Prozesse kommen täglich auf den Prüfstand, wir sind ständig auf der Suche nach der noch besseren Lösung. Die nächste Partie sieht wieder ganz anders aus!«

LANDESBANK BADEN-WÜRTTEMBERG

Mit 12.252 Mitarbeitern und einer Bilanzsumme von 428 Mrd. Euro ist die LBBW die fünftgrößte Bank Deutschlands. Als Zentralbank der Sparkassen in Baden-Württemberg gegründet, reicht das Leistungsangebot heute von der Bilanz- und Portfolioberatung über die Entwicklung von Finanzmarktprodukten bis hin zu Trading und Sales am internationalen Kapitalmarkt, Treasury sowie Research. Die LBBW betreut überregionale und internationale Unternehmen, institutionelle Kunden sowie Einrichtungen der öffentlichen Hand. Der Portoumsatz liegt bei 13 Mio. Euro pro Jahr.